Datenschutzerklärung

Stand: 25. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger datenschutzrechtlicher Vorschriften ist:

Azimut Search & Selection e.K.
handelnd unter AZIMUT Recruitment Solutions
c/o SIRA Steuerberater und Rechtsanwälte
Veritaskai 8
21079 Hamburg

Inhaber: Stefan Schlatter

Telefon: +49 40 7529 2568
E-Mail: info@azimut-rs.com

Anfragen zum Datenschutz können jederzeit über die genannten Kontaktdaten an uns gerichtet werden.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten vertraulich und ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Namen, Kontaktdaten, berufliche Informationen, Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen und Online-Kennungen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Kandidaten sowie die Durchführung unserer Recruiting- und Beratungsleistungen erforderlich ist oder eine andere rechtliche Grundlage besteht.

Dabei beachten wir insbesondere die Grundsätze der:

Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz;
Zweckbindung;
Datenminimierung;
Richtigkeit;
Speicherbegrenzung;
Integrität und Vertraulichkeit;
sowie der Rechenschaftspflicht.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Verarbeitungszweck stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

Einwilligung

Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, wenn die betroffene Person in eine bestimmte Verarbeitung eingewilligt hat.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Dies kann insbesondere bei Kundenanfragen, Projektangeboten, Bewerbungen und der Unterstützung eines Kandidaten bei der beruflichen Neuorientierung gelten.

Gesetzliche Verpflichtungen

Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, beispielsweise handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Berechtigte Interessen

Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von AZIMUT oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.

Zu unseren berechtigten Interessen können insbesondere gehören:

die Anbahnung und Durchführung von Recruiting- und Beratungsprojekten;
die Identifikation geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten;
die Pflege beruflicher Kontakte;
die Gewährleistung eines sicheren und wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs;
die Dokumentation geschäftlicher Kommunikation;
die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer Leistungen;
sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Beschäftigungsbezogene Verarbeitung

Soweit im Einzelfall anwendbar, kann eine Verarbeitung zusätzlich auf § 26 BDSG gestützt werden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeiten wir nur, wenn dies erforderlich und gesetzlich zulässig ist oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb von AZIMUT erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Darüber hinaus können Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

Auftraggeber und potenzielle Arbeitgeber im Rahmen eines konkreten Recruitingprozesses;
Anbieter von Bewerbermanagement- und Recruitingsoftware;
Anbieter von E-Mail-, Kalender-, Videokonferenz- und Kommunikationsdiensten;
Cloud-, Speicher- und Kollaborationsanbieter;
Anbieter von KI-, Analyse-, Automatisierungs- und Integrationsdiensten;
IT-, Hosting-, Wartungs- und Supportdienstleister;
Steuerberater, Rechtsanwälte und sonstige berufliche Berater;
Banken, Versicherungen und Zahlungsdienstleister;
Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen vertraglich eingebunden.

Eine Übermittlung von Kandidatenunterlagen oder identifizierenden Kandidatenprofilen an einen konkreten Auftraggeber erfolgt grundsätzlich erst, nachdem die Kandidatin oder der Kandidat über die betreffende Position und den vorgesehenen Empfänger informiert wurde und der Vorstellung zugestimmt hat.

5. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige der von uns eingesetzten Anbieter haben ihren Hauptsitz oder verbundene Unternehmen außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.

Daher kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in einem Drittstaat verarbeitet werden oder dass aus einem Drittstaat auf Daten zugegriffen wird.

Soweit personenbezogene Daten in einen Staat außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Als geeignete Garantien kommen insbesondere in Betracht:

ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
eine gültige Zertifizierung des Empfängers unter einem anerkannten Datenschutzrahmen;
von der Europäischen Kommission verabschiedete Standardvertragsklauseln;
verbindliche interne Datenschutzvorschriften;
sowie ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach:

der Dauer eines Recruiting- oder Beratungsprojekts;
dem Verlauf eines Bewerbungs- oder Vermittlungsverfahrens;
einer erteilten Einwilligung;
bestehenden Vertragsverhältnissen;
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
sowie möglichen Verjährungs- und Rechtsverteidigungsfristen.

Entfällt der Verarbeitungszweck und besteht keine gesetzliche oder vertragliche Grundlage für eine weitere Speicherung, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Konkrete Regelungen für Bewerber-, Kandidaten- und Active-Sourcing-Daten sind in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Verarbeitung bei Nutzung unserer Website

7. Hosting der Website und Serverprotokolle

Unsere Website wird bei folgendem Dienstleister gehostet:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland

IONOS stellt uns die technische Infrastruktur, den Speicherplatz und die erforderlichen Serverdienste für den Betrieb dieser Website zur Verfügung.

Nach Angaben von IONOS wird das Webhosting auf einer georedundanten, ISO-zertifizierten Infrastruktur in europäischen Rechenzentren betrieben. Durch die georedundante Auslegung können Daten und technische Sicherungskopien auf mehrere Rechenzentrumsstandorte innerhalb Europas verteilt werden. Der konkret für diese Website verwendete Rechenzentrumsstandort kann sich aufgrund der technischen und betrieblichen Ausgestaltung des Hostingdienstes ändern.

Beim Aufruf unserer Website erfasst IONOS automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Endgeräts und speichert diese in sogenannten Serverprotokolldateien.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
aufgerufene Seite oder Datei;
zuvor besuchte Internetseite beziehungsweise Referrer-URL;
Browsertyp und Browserversion;
verwendetes Betriebssystem;
Hostname des zugreifenden Endgeräts;
übertragene Datenmenge;
Zugriffsstatus und HTTP-Statuscode;
sowie technische Geräte- und Verbindungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt, um:

die Website technisch bereitzustellen;
eine fehlerfreie Darstellung und Nutzung der Website zu ermöglichen;
die Stabilität und Funktionsfähigkeit der Systeme sicherzustellen;
technische Fehler zu erkennen und zu beheben;
Angriffe, Missbrauch und Sicherheitsvorfälle zu erkennen;
sowie die Sicherheit der Website und der zugrunde liegenden IT-Systeme zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Bereitstellung unserer Website.

IONOS verarbeitet die beim Hosting anfallenden personenbezogenen Daten in unserem Auftrag. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Serverprotokolldaten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, zur Abwehr von Angriffen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch IONOS können der Datenschutzerklärung von IONOS entnommen werden.

8. Verschlüsselte Übertragung

Unsere Website verwendet eine verschlüsselte SSL- beziehungsweise TLS-Verbindung.

Eine verschlüsselte Verbindung ist in der Adresszeile des Browsers an „https://“ und in der Regel an einem Schloss-Symbol erkennbar.

Die Verschlüsselung soll verhindern, dass Daten, die zwischen dem Endgerät und unserer Website übertragen werden, von unberechtigten Dritten mitgelesen oder verändert werden.

9. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Cookies sind kleine Dateien oder Informationen, die auf einem Endgerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden können.

Technisch erforderliche Cookies

Technisch erforderliche Cookies können verwendet werden, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, beispielsweise:

Seitennavigation;
Sicherheit;
Speicherung von Spracheinstellungen;
Verwaltung von Einwilligungen;
Schutz vor missbräuchlichen Anfragen;
oder die kontrollierte Freigabe externer Inhalte.

Die Speicherung oder das Auslesen technisch erforderlicher Informationen erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Eine anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Optionale Cookies und Dienste

Nicht technisch erforderliche Cookies sowie Analyse-, Marketing- oder externe Mediendienste werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Eine Einwilligung kann jederzeit über die auf der Website bereitgestellten Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Externe Links und Inhalte

Unsere Website enthält Links zu Internetseiten externer Anbieter.

Eine Datenübermittlung an den jeweiligen Anbieter erfolgt grundsätzlich erst, wenn ein externer Link angeklickt oder ein gesperrter externer Inhalt aktiv freigegeben wird.

Ab diesem Zeitpunkt gelten für die Verarbeitung durch den externen Anbieter dessen Datenschutzbestimmungen.

Wir haben keinen Einfluss darauf, welche Daten externe Anbieter nach dem Aufruf ihrer Internetseiten erheben und wie diese verarbeitet werden.

Kommunikation und Terminvereinbarung

11. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

Name;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer;
Unternehmen und Funktion;
Inhalt und Zeitpunkt der Anfrage;
übermittelte Dateien und Unterlagen;
sowie die weitere Kommunikation.

Bezieht sich die Anfrage auf einen Vertrag, ein Angebot, eine Bewerbung oder eine mögliche Vermittlung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen oder allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Dokumentation der Kommunikation.

Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

12. Microsoft 365

Wir verwenden Microsoft 365 für geschäftliche Kommunikation, E-Mail, Kalender, Dokumentenbearbeitung, Zusammenarbeit und gegebenenfalls Videokonferenzen.

Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited beziehungsweise ein mit Microsoft verbundenes Unternehmen.

Bei der Kommunikation mit uns können insbesondere folgende Daten innerhalb der Microsoft-365-Umgebung verarbeitet werden:

Namen und Kontaktdaten;
E-Mail-Inhalte;
Termine und Kalenderinformationen;
Gesprächs- und Meetingdaten;
Dokumente und Dateianhänge;
Kommunikationsmetadaten;
sowie technische Protokolldaten.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO.

Microsoft wird, soweit Microsoft personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, auf Grundlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen eingesetzt.

13. Microsoft Bookings

Auf unserer Website befindet sich ein Link zur Terminvereinbarung über Microsoft Bookings.

Microsoft Bookings ist Bestandteil der Microsoft-365-Umgebung. Der Dienst wird erst aufgerufen, wenn Sie den Terminlink anklicken.

Bei einer Terminbuchung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer, soweit angegeben;
gewünschter Termin;
ausgewählter Gesprächstyp;
von Ihnen eingegebene Mitteilungen;
Zeitzone;
sowie technische Verbindungs- und Protokolldaten.

Die Daten werden verwendet, um den Termin zu koordinieren, Bestätigungen und Erinnerungen zu versenden und das Gespräch vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn der Termin der Anbahnung eines Vertrages, eines Recruitingprozesses oder einer beruflichen Beratung dient. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und verlässlichen Terminorganisation.

Bewerbermanagement und Stellenportal

14. Coveto-Bewerbermanagementsystem

Wir nutzen für die Verwaltung von Stellenangeboten, Bewerbungen und Kandidatenprozessen die Bewerbermanagementsoftware Coveto.

Anbieter ist:

coveto ATS GmbH
Alois-Thums-Straße 11
63667 Nidda
Deutschland

Auf der Seite „Aktuelle Positionen“ werden externe Inhalte des AZIMUT-Stellenportals auf einer Coveto-Domain erst geladen, wenn die Besucherin oder der Besucher den hierfür vorgesehenen Button betätigt.

Beim Laden des Stellenportals können technische Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, Browserinformationen und Zeitpunkt des Aufrufs, an Coveto übermittelt werden.

Wenn Sie sich über das Stellenportal bewerben oder dort Daten eingeben, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name und Kontaktdaten;
Lebenslauf;
Anschreiben;
Zeugnisse und sonstige Bewerbungsunterlagen;
beruflicher Werdegang;
Ausbildung und Qualifikationen;
Gehalts- und Rahmenvorstellungen;
Verfügbarkeit;
Antworten auf bewerbungsbezogene Fragen;
Kommunikations- und Bearbeitungshistorie;
Bewertungen und Gesprächsnotizen;
sowie technische Nutzungsdaten.

Die Verarbeitung dient insbesondere:

der Darstellung aktueller Positionen;
der Entgegennahme und Verwaltung von Bewerbungen;
der Kommunikation mit Bewerbern und Kandidaten;
der Dokumentation des Auswahlprozesses;
der Zuordnung zu konkreten Kundenprojekten;
der Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen;
sowie der Qualitätssicherung.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Sachverhalt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO sowie gegebenenfalls einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Coveto wird als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Recruiting-, Bewerber- und Kandidatenprozesse

15. Allgemeines zu unseren Recruitingprozessen

AZIMUT Recruitment Solutions ist als Personalberatung in den Bereichen Search & Selection, Active Sourcing, Direktansprache, Personalvermittlung und Embedded Recruitment tätig.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:

Kandidatinnen und Kandidaten für konkrete Positionen zu identifizieren;
berufliche Qualifikationen und Erfahrungen einzuordnen;
Karriereinteressen und Rahmenbedingungen zu besprechen;
eine mögliche Passung zu einer Position zu prüfen;
Interviews und Auswahlprozesse vorzubereiten;
Kandidatenprofile zu erstellen;
Kandidaten nach deren Zustimmung bei Auftraggebern vorzustellen;
Kommunikation zwischen Kandidaten und Auftraggebern zu koordinieren;
sowie Recruiting- und Beratungsprojekte zu dokumentieren.

Die Aufnahme in einen Recruitingprozess bedeutet nicht, dass eine bestimmte Position angeboten oder eine Einstellung zugesagt wird.

16. Datenkategorien in Recruitingprozessen

Je nach Prozess können wir insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

Stammdaten und Kontaktdaten

Name;
akademische Titel;
Anschrift;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer;
berufliche Online-Profile;
sowie bevorzugte Kommunikationswege.

Berufliche Informationen

aktuelle und frühere Arbeitgeber;
Positionen und Verantwortungsbereiche;
Beschäftigungszeiten;
Ausbildung und Studium;
Berufsausbildung;
Zertifikate und Weiterbildungen;
fachliche Kenntnisse;
Führungs- und Projekterfahrung;
Branchen-, Produkt- und Marktkenntnisse;
Sprachkenntnisse;
Publikationen, Patente oder öffentlich dokumentierte Fachbeiträge;
sowie öffentlich sichtbare berufliche Netzwerkaktivitäten.

Bewerbungs- und Karrieredaten

Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen;
berufliche Interessen;
Wechselmotivation;
Standort- und Mobilitätspräferenzen;
Reisebereitschaft;
Verfügbarkeit und Kündigungsfrist;
Arbeitszeit- und Vertragsvorstellungen;
Vergütungs- und Rahmenvorstellungen;
sowie Informationen zu laufenden Auswahlprozessen.

Verfahrens- und Bewertungsdaten

Gesprächsnotizen;
Interviewergebnisse;
Antworten auf fachliche oder rollenbezogene Fragen;
interne Einschätzungen;
Übereinstimmungen mit Anforderungsprofilen;
offene oder noch zu klärende Punkte;
Kommunikationshistorie;
Projekt- und Bearbeitungsstatus;
sowie Rückmeldungen von Auftraggebern.

Wir verarbeiten ausschließlich Informationen, die für den jeweiligen Recruiting- oder Beratungszweck relevant sind.

17. Direkte Bewerbungen und Initiativkontakte

Wenn Sie sich auf eine konkrete Position bewerben, uns einen Lebenslauf zusenden oder sich initiativ an uns wenden, verarbeiten wir Ihre Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Prüfung möglicher beruflicher Optionen.

Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Soweit Sie ausdrücklich in eine weitergehende Aufnahme in unseren Kandidatenpool oder eine Berücksichtigung für zukünftige Positionen einwilligen, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

18. Active Sourcing und Direktansprache

Im Rahmen des Active Sourcings recherchieren wir berufliche Informationen über potenziell geeignete Kandidatinnen und Kandidaten und nehmen gegebenenfalls Kontakt zu diesen auf.

Die Daten stammen dabei nicht immer unmittelbar von der betroffenen Person.

Mögliche Quellen sind insbesondere:

berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder XING;
Unternehmenswebseiten;
öffentlich zugängliche berufliche Profile;
Fachverzeichnisse;
Branchen- und Veranstaltungsverzeichnisse;
Messe-, Konferenz- und Verbandsinformationen;
Veröffentlichungen, Fachartikel und Patente;
öffentlich zugängliche Stellen- und Projektinformationen;
Empfehlungen aus beruflichen Netzwerken;
sowie bereits bestehende rechtmäßig gespeicherte Geschäftskontakte.

Wir recherchieren dabei grundsätzlich nur Informationen, die erkennbar einen beruflichen Bezug haben und für die Einschätzung einer konkreten oder absehbaren beruflichen Möglichkeit relevant sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen bestehen in:

der Erbringung unserer vertraglich vereinbarten Personalberatungsleistungen;
der Identifikation geeigneter Fach- und Führungskräfte;
der Kontaktaufnahme zu Personen, für die eine konkrete berufliche Möglichkeit relevant sein könnte;
sowie der Unterstützung unserer Auftraggeber bei der Besetzung offener Positionen.

Bei der Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere:

den beruflichen Charakter der Informationen;
die Art der Quelle;
die zu erwartende Verwendung beruflicher Netzwerke;
die Relevanz der angesprochenen Position;
den Umfang der verarbeiteten Informationen;
und die Auswirkungen der Kontaktaufnahme auf die betroffene Person.

Wir informieren die betroffene Person spätestens im Rahmen der ersten Kontaktaufnahme oder innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist über die Verarbeitung und die Herkunft der Daten.

Eine angesprochene Person kann der weiteren Verarbeitung und Kontaktaufnahme jederzeit widersprechen.

19. Weitergabe an Auftraggeber

Eine identifizierende Vorstellung bei einem Auftraggeber erfolgt grundsätzlich nicht allein aufgrund einer internen Recherche oder einer KI-gestützten Bewertung.

Bevor wir einen Lebenslauf, ein Kandidatenprofil oder andere identifizierende Informationen an einen konkreten Auftraggeber übermitteln, informieren wir die Kandidatin oder den Kandidaten grundsätzlich über:

die betreffende Position;
das Unternehmen oder den vorgesehenen Empfänger;
die wesentlichen Rahmenbedingungen;
und den Umfang der vorgesehenen Datenübermittlung.

Die Übermittlung erfolgt erst nach entsprechender Abstimmung und Zustimmung.

Je nach Gestaltung des Recruitingprozesses beruht die Übermittlung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a oder b DSGVO.

Der Auftraggeber verarbeitet die erhaltenen Daten anschließend in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

20. Embedded Recruitment und Tätigkeit innerhalb von Kundensystemen

Im Rahmen von Embedded-Recruitment- oder Interim-Recruiting-Projekten können wir unmittelbar in Prozesse und Systeme eines Auftraggebers eingebunden sein.

Je nach vertraglicher und organisatorischer Ausgestaltung kann AZIMUT dabei:

als eigenständig Verantwortlicher;
als Auftragsverarbeiter des Auftraggebers;
oder in einer anderweitig abgestimmten Verantwortungsverteilung tätig werden.

Soweit Daten ausschließlich innerhalb der Systeme und nach den Weisungen eines Auftraggebers verarbeitet werden, gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Auftraggebers.

Die konkrete Verantwortungsverteilung wird projektbezogen festgelegt.

21. Kandidatenpool

Mit Einwilligung können wir berufliche Informationen auch über einen einzelnen Recruitingprozess hinaus speichern, um die betroffene Person bei zukünftigen passenden Positionen kontaktieren zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit in der Einwilligung keine andere Frist genannt wird, speichern wir Kandidatenpooldaten grundsätzlich für bis zu 24 Monate seit dem letzten wesentlichen Kontakt oder der letzten Aktualisierung.

Vor Ablauf dieses Zeitraums kann die betroffene Person um eine Verlängerung beziehungsweise Aktualisierung der Einwilligung gebeten werden.

Ohne Verlängerung werden die Daten anschließend gelöscht oder anonymisiert, soweit keine andere Rechtsgrundlage besteht.

22. Speicherdauer von Bewerber- und Kandidatendaten

Daten, die sich auf eine konkrete Position oder ein konkretes Recruitingprojekt beziehen, werden grundsätzlich für die Dauer des Auswahl- und Vermittlungsprozesses verarbeitet.

Kommt keine Vermittlung oder Einstellung zustande, werden die Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des betreffenden Verfahrens gelöscht, sofern:

keine Einwilligung in eine weitere Speicherung vorliegt;
keine Aufnahme in den Kandidatenpool vereinbart wurde;
keine andere berufliche Option konkret weiterverfolgt wird;
und keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Die vorübergehende Speicherung kann insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sein.

Bei einer erfolgreichen Vermittlung können projektbezogene Nachweise, Korrespondenz und Abrechnungsinformationen entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen länger gespeichert werden.

Reine Active-Sourcing-Recherchedaten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn:

sich die Recherche als unzutreffend erweist;
die Person für die betreffende Suche nicht relevant ist;
kein Kontakt aufgenommen wird;
kein Interesse an einer weiteren Kommunikation besteht;
oder der Verarbeitung widersprochen wurde.

Soweit erforderlich, können wir nach einem Widerspruch minimale Kontaktdaten in einer Sperrliste speichern, um den Widerspruch dauerhaft beachten und eine erneute unerwünschte Kontaktaufnahme vermeiden zu können.

23. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wir erheben oder analysieren nicht gezielt:

Gesundheitsdaten;
Angaben zur ethnischen Herkunft;
politische Meinungen;
religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen;
Gewerkschaftszugehörigkeit;
genetische oder biometrische Daten;
oder Informationen zur sexuellen Orientierung.

Soweit solche Angaben ausnahmsweise in freiwillig übermittelten Unterlagen enthalten sind, werden sie nur verarbeitet, wenn dies für den konkreten Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Die Verarbeitung kann insbesondere auf einer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO beruhen.

Wir empfehlen, in Bewerbungsunterlagen keine Informationen aufzunehmen, die für die berufliche Beurteilung nicht erforderlich sind.

Einsatz künstlicher Intelligenz

24. Unser Grundsatz beim Einsatz von KI

AZIMUT setzt künstliche Intelligenz und automatisierte Systeme als unterstützende Werkzeuge in Recruiting-, Search-&-Selection- und Beratungsprozessen ein.

KI-Systeme unterstützen unsere Personalberater bei der strukturierten Aufbereitung von Informationen, der Vorbereitung von Such- und Auswahlprozessen sowie der Qualitätssicherung.

Sie ersetzen weder die persönliche Beurteilung eines Menschen noch die fachliche Verantwortung des jeweiligen Personalberaters.

KI-generierte Inhalte, Empfehlungen und Bewertungen werden von uns grundsätzlich überprüft, bevor sie:

in einem Recruitingprozess verwendet;
zur Ansprache einer Person eingesetzt;
in ein Kandidatenprofil übernommen;
oder an einen Auftraggeber übermittelt werden.

Unser Ziel ist nicht, menschliche Personalberatung zu ersetzen. KI soll administrative und analytische Arbeit unterstützen, damit mehr Zeit für persönliche Gespräche, fachliche Einordnung und verantwortliche Entscheidungen zur Verfügung steht.

25. Einsatzbereiche künstlicher Intelligenz

KI-Systeme können insbesondere für folgende Aufgaben eingesetzt werden:

Analyse von Stellenbeschreibungen und Projektbriefings;
Erstellung strukturierter Anforderungs-, Kompetenz- und Skillprofile;
Entwicklung von Zielkandidatenprofilen und Kandidaten-Personas;
Entwicklung von Suchstrategien und Zielfirmenlisten;
Unterstützung bei Markt-, Unternehmens- und Kandidatenrecherchen;
Strukturierung und Zusammenfassung beruflicher Informationen;
Auswertung von Lebensläufen und beruflichen Online-Profilen;
Vergleich von Qualifikationen und Erfahrungen mit definierten Stellenanforderungen;
Identifikation möglicher Übereinstimmungen, Abweichungen und Klärungspunkte;
Vorbereitung kandidatenspezifischer Interviewfragen;
Erstellung von Entwürfen für Kandidatenansprachen und Korrespondenz;
Vorbereitung von Kandidatenprofilen und fachlichen Zusammenfassungen;
Unterstützung bei Dokumentation und Qualitätssicherung;
sowie Automatisierung administrativer und technischer Prozessschritte.

Soweit KI-Systeme Übereinstimmungswerte, Einschätzungen, Priorisierungen oder Rankings erzeugen, dienen diese ausschließlich als Arbeitshilfe und nicht als abschließende Bewertung einer Person.

26. Verarbeitete Daten beim KI-Einsatz

Je nach Aufgabe können KI-gestützt insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Stellen- und Projektanforderungen;
berufliche Stammdaten;
öffentlich zugängliche berufliche Informationen;
Angaben aus Lebensläufen und beruflichen Profilen;
Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung;
fachliche Kenntnisse und Projekterfahrung;
Standort, Mobilität und Verfügbarkeit;
Wechselmotivation und berufliche Interessen;
Vergütungs- und Rahmenvorstellungen;
Gesprächsnotizen;
Interviewinformationen;
Kommunikationsinhalte;
sowie interne fachliche Einschätzungen.

Wir beschränken die Verarbeitung auf diejenigen Daten, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

Wo es für den Zweck ausreicht, verwenden wir reduzierte, abstrahierte, anonymisierte oder pseudonymisierte Informationen.

27. Eingesetzte KI-, Cloud- und Automatisierungsdienste

Je nach Prozess und technischer Konfiguration können insbesondere Systeme folgender Anbieter eingesetzt werden:

OpenAI

Wir können Dienste von OpenAI einsetzen, insbesondere ChatGPT und gegebenenfalls API-basierte Modelle.

Mögliche Verarbeitungszwecke sind:

Textanalyse;
Strukturierung von Informationen;
Erstellung von Entwürfen;
Kompetenz- und Anforderungsabgleiche;
Entwicklung von Suchstrategien;
Vorbereitung von Interviewfragen;
sowie Unterstützung bei Dokumentation und Qualitätssicherung.

Microsoft

Wir können Microsoft-Dienste einsetzen, insbesondere:

Microsoft 365;
Azure;
Copilot- oder andere KI-Funktionen;
sowie cloudbasierte Speicher-, Analyse- und Automatisierungsdienste.

Google

Wir können Google Workspace und Gemini einsetzen, insbesondere für:

Dokumentenbearbeitung;
Tabellen und strukturierte Projektdaten;
Dateispeicherung;
Zusammenarbeit;
Analyse und Zusammenfassung;
sowie KI-gestützte Assistenzfunktionen.

Make

Wir können Make als Automatisierungs- und Integrationsplattform verwenden, um definierte Prozessschritte und Datenübertragungen zwischen eingesetzten Systemen zu steuern.

Dabei können insbesondere:

Projektkennungen;
Statusinformationen;
strukturierte Anforderungsdaten;
Kandidaten- und Unternehmenskennungen;
Dokumente;
Kommunikationsentwürfe;
sowie technische Ereignis- und Protokolldaten

verarbeitet werden.

Automatisierungen werden zweckgebunden eingerichtet und sollen nur diejenigen Daten übertragen, die für den jeweiligen Prozessschritt erforderlich sind.

Weitere Dienste

Abhängig von Kundenanforderungen und Projektkonfigurationen können weitere KI-, Cloud-, ATS-, Recherche- oder Integrationsdienste eingesetzt werden.

Vor der Verarbeitung personenbezogener Daten in einem neuen Dienst prüfen wir insbesondere:

den vorgesehenen Zweck;
die erforderlichen Daten;
die vertragliche Einbindung;
die Zugriffsmöglichkeiten;
die Speicher- und Löschfunktionen;
die technischen Sicherheitseinstellungen;
mögliche Drittlandübermittlungen;
und die Möglichkeiten, eine Verwendung zu allgemeinen Modelltrainingszwecken zu verhindern.

28. Verwendung von Daten zum Modelltraining

AZIMUT stellt personenbezogene Kandidaten-, Bewerber- oder Kundendaten nicht bewusst für das Training allgemein verfügbarer KI-Grundmodelle zur Verfügung.

Soweit verfügbar, verwenden wir geschäftliche Tarife, API-Zugänge oder administrative Einstellungen, bei denen eingegebene Geschäftsdaten nicht für das allgemeine Training oder die Verbesserung öffentlich verfügbarer Modelle verwendet werden.

Optionale Freigaben von Geschäftsinhalten zur allgemeinen Modellverbesserung werden von uns nicht aktiviert, soweit personenbezogene Kandidaten-, Bewerber- oder Kundendaten betroffen sein können.

Vor der Verwendung eines KI-Dienstes mit personenbezogenen Daten prüfen wir die jeweiligen Kontoeinstellungen und Datenschutzbedingungen.

29. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

AZIMUT trifft keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die gegenüber einer Kandidatin oder einem Kandidaten rechtliche Wirkung entfalten oder die Person in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Insbesondere entscheidet ein KI-System nicht selbstständig darüber:

ob eine Person angesprochen wird;
ob eine Bewerbung angenommen oder abgelehnt wird;
ob ein Kandidat einem Auftraggeber vorgestellt wird;
ob eine Person zu einem Interview eingeladen wird;
ob eine Person priorisiert oder aus einem Prozess ausgeschlossen wird;
oder ob es zu einer Einstellung oder Beauftragung kommt.

Die fachliche Bewertung und Entscheidung über die weitere Bearbeitung erfolgen durch einen Personalberater von AZIMUT.

Die abschließende Auswahl- und Einstellungsentscheidung trifft der jeweilige Auftraggeber.

30. Keine Emotionserkennung oder biometrische Bewertung

Wir setzen keine KI-Systeme ein, um:

Emotionen aus Stimme, Gesichtsausdruck oder Verhalten abzuleiten;
Personen anhand biometrischer Merkmale zu kategorisieren;
Persönlichkeitseigenschaften aus Gesichtsaufnahmen oder Sprachmustern abzuleiten;
oder sensible Eigenschaften automatisiert zu schätzen.

Fotos werden nicht zur automatisierten Beurteilung von Eignung, Persönlichkeit oder Leistungsfähigkeit eingesetzt.

31. Menschliche Kontrolle und Qualitätsprüfung

Unsere Personalberater sind dafür verantwortlich:

den Zweck des KI-Einsatzes festzulegen;
die verwendeten Daten auf Erforderlichkeit zu prüfen;
zwischen nachprüfbaren Tatsachen und Einschätzungen zu unterscheiden;
KI-Ergebnisse kritisch zu kontrollieren;
mögliche Fehler und unzutreffende Schlussfolgerungen zu erkennen;
mögliche Verzerrungen oder Benachteiligungen zu berücksichtigen;
Informationen gegebenenfalls mit der betroffenen Person zu verifizieren;
sowie wesentliche Entscheidungen selbst zu treffen.

KI-Systeme können fehlerhafte, veraltete oder unvollständige Ergebnisse erzeugen. Deshalb werden KI-Ausgaben nicht ungeprüft als Tatsachen behandelt.

Kandidatinnen und Kandidaten können sich jederzeit an uns wenden, wenn sie nähere Informationen zum KI-Einsatz in ihrem konkreten Recruitingprozess wünschen oder eine menschliche Überprüfung einer KI-gestützten Einschätzung anregen möchten.

Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

32. Verarbeitung von Kunden- und Ansprechpartnerdaten

Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Kunden- und Beratungsprojekten verarbeiten wir insbesondere:

Namen;
geschäftliche Kontaktdaten;
Unternehmen und Funktion;
Kommunikationsinhalte;
Angebots-, Vertrags- und Abrechnungsdaten;
Projektanforderungen;
Stellen- und Kompetenzprofile;
Termin- und Gesprächsdaten;
sowie projektbezogene Dokumentationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

Bearbeitung von Anfragen;
Angebotserstellung;
Vertragsdurchführung;
Projektsteuerung;
Kommunikation;
Rechnungsstellung;
Dokumentation;
sowie Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Soweit Ansprechpartner eines Unternehmens nicht selbst Vertragspartei sind, erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Durchführung und Pflege geschäftlicher Beziehungen.

Gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsunterlagen werden für die Dauer der jeweils geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Berufliche Netzwerke und soziale Medien

33. LinkedIn, XING und vergleichbare berufliche Plattformen

AZIMUT nutzt berufliche Netzwerke wie LinkedIn und XING insbesondere für:

Unternehmenskommunikation;
berufliches Networking;
Veröffentlichung von Positionen;
Kandidatenrecherche;
Active Sourcing;
Direktansprache;
sowie Kontaktpflege.

Wenn Sie unsere Unternehmensprofile besuchen oder über eine Plattform mit uns kommunizieren, verarbeitet zunächst der jeweilige Plattformbetreiber personenbezogene Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen.

Wenn Sie uns über eine Plattform eine Nachricht senden oder mit unseren Inhalten interagieren, können wir insbesondere verarbeiten:

Profilname;
berufliche Profilinformationen;
Inhalt und Zeitpunkt der Nachricht;
Reaktionen und Kommentare;
sowie die weitere Kommunikation.

Die Verarbeitung durch AZIMUT erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.

Soweit Informationen aus beruflichen Netzwerken für Active Sourcing verwendet werden, gelten ergänzend die Regelungen im Abschnitt „Active Sourcing und Direktansprache“.

Datensicherheit und Betroffenenrechte

34. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor:

Verlust;
Zerstörung;
Veränderung;
unberechtigter Offenlegung;
unberechtigtem Zugriff;
und sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung

zu schützen.

Dazu können insbesondere gehören:

rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffe;
starke Passwortrichtlinien;
Mehrfaktor-Authentifizierung;
Verschlüsselung;
gesicherte Endgeräte;
regelmäßige Aktualisierungen;
Datensicherungen;
Protokollierung;
Auftragsverarbeitungsverträge;
Datenminimierung;
sowie interne Vorgaben für den Umgang mit Kandidaten-, Kunden- und KI-Daten.

Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem technischen Stand und dem jeweiligen Risiko überprüft und weiterentwickelt.

35. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten.

Recht auf Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Sie können sich insbesondere an eine Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, an Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes wenden.

36. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn:

wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen;
oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Ein Widerspruch kann formlos an info@azimut-rs.com gerichtet werden.

37. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.

Ohne bestimmte Angaben können wir jedoch möglicherweise:

eine Anfrage nicht bearbeiten;
einen Termin nicht koordinieren;
eine Bewerbung nicht prüfen;
eine berufliche Möglichkeit nicht mit Ihnen besprechen;
oder einen Vertrag beziehungsweise ein Recruitingprojekt nicht durchführen.

Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

38. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig.

Eine Anpassung kann insbesondere erforderlich werden durch:

gesetzliche Änderungen;
neue behördliche oder gerichtliche Vorgaben;
Änderungen unserer Website;
neue Recruitingprozesse;
neue KI- oder Cloud-Dienste;
oder Änderungen unserer technischen Infrastruktur.

Es gilt die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

39. Widerspruch gegen unverlangte Werbung

Der Nutzung der im Impressum oder in dieser Datenschutzerklärung veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung oder Informationsmaterialien wird widersprochen.

Wir behalten uns rechtliche Schritte im Fall unverlangter Werbezusendungen, insbesondere Spam-E-Mails, vor.